Политика за поверителност

ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ НА „Елефант Букстор” ООД

1. Въведение

Настоящата Политика за поверителност и защита на личните данни урежда начина, по който „Елефант Букстор” ООД, събира, обработва и съхранява личните данни, в съответствие с изискванията на Закона за защита на личните данни на Република България, „Общия регламент относно защитата на данните" - Регламент (ЕС) 2016/679 и други нормативни български или международни актове.

Поверителността на информацията е основен приоритет за „Елефант Букстор” ООД. В качеството си на администратор на лични данни и в съответствие със законодателството и добрите практики, „Елефант Букстор” ООД прилага изискваните технически и организационни мерки за защита на личните данни на физическите лица.

Настоящата политика дава информация за това как и какви видове лични данни събираме от и за Вас, защо са ни необходими, на кого могат да бъдат предоставени или разкрити и как са защитени. Моля да ги прочетете внимателно. Предоставяйки Вашите лични данни на „Елефант Букстор” ООД, независимо дали по електронен път или на хартия, Вие приемате и се съгласявате с практиките, описани в настоящата Политика за поверителност и защита на личните данни. Моля, в случай че имате въпроси, свързани с настоящата политика и в случай че не сте съгласни с някои от условията, съдържащи се в политиката за защита на личните данни, да се свържете с нас.

2. Информация относно „Елефант Букстор” ООДкато Администратор на лични данни.

Във връзка с обработката на Вашите лични данни можете да се свържете с нас на следния адрес:

Име:„Елефант Букстор” ООД

Адрес: България, гр. София 1000, ул. “Иван Шишман“ №31

E-mail адрес: info@elephantbookstore.com

Интернет сайт: www.elephantbookstore.com

3. Правно основание

Настоящата Политика за защита на личните данни се издава на основание на Закона за защита на личните данни и подзаконовите му актове и на Общия регламент относно защитата на данните - Регламент (ЕС) 2016/679 („GDPR").

Българското законодателство и GDPR предвиждат правила за това как „Елефант Букстор” ООД трябва да събира, обработва и съхранява лични данни.

За да бъде обработването на лични данни в съответствие с правните изисквания, личните данни се събират и използват законосъобразно, осигурена е необходимата сигурност на операциите по обработката и „Елефант Букстор” ООД е предприела необходимите мерки, за да не бъдат обработваните лични данни обект на неправомерно разкриване. Съгласно основните принципи, спазвани от „Елефант Букстор” ООД, Вашите лични данни са:

- обработвани законосъобразно, добросъвестно и по прозрачен начин по отношение на субекта на данните;

- събирани за конкретни, изрично указани и легитимни цели и не се обработват по-нататък по начин, несъвместим с тези цели;

- подходящи, свързани със и ограничени до необходимото във връзка с целите, за които се обработват;

- точни и поддържани в актуален вид; „Елефант Букстор” ООДе предприело всички разумни мерки, за да се гарантира своевременното изтриване или коригиране на неточни лични данни, като се имат предвид целите, за които те се обработват;

- съхранявани във форма, която да позволява идентифицирането на субекта на данните за период, не по-дълъг от необходимото за целите, за които се обработват личните данни;

- обработвани по начин, който гарантира подходящо ниво на сигурност на личните данни, включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки;

- Предприетите мерки технически и организационни мерки са за да защитим нашите клиенти, както и абонатите на нашите електронни бюлетини, от неразрешен достъп или неразрешено изменение, разкриване или унищожаване на техните личните данни. За тази цел предприемаме редица технически и организационни мерки, като: Използваме защитени уебсайтове, през които събираме Вашите лични данни;Събираме личните Ви данни чрез потвърждение в две стъпки (въвеждане на данни в уебстраницата ни и потвърждаване на абонамента, съответно на личните Ви данни, чрез линк, изпратен на посочения от Вас имейл адрес); Извършваме прегледи на практиките си за събиране, съхранение и обработка на лични данни, включително на физическите мерки за сигурност, с цел предотвратяването на неразрешен достъп до системите, които използваме;

- „Елефант Букстор” ООД носи отговорност и е в състояние да докаже, че спазва основните принципи, свързани с обработката на лични данни.

4. Цели на Политиката

С приемането и прилагането на настоящата политика на „Елефант Букстор” ООД съгласно българското законодателство и Регламент (ЕС) 2016/679 се определят правилата по отношение на защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни, както и правилата по отношение на свободното движение на лични данни.

С приемането и прилагането на настоящата политика на „Елефант Букстор” ООДсъгласно Закона за защита на личните данни и Регламент (ЕС) 2016/679 се защитават основни права и свободи на физическите лица, и по-специално тяхното право на защита на личните данни.

С настоящата политика „Елефант Букстор” ООД цели да гарантира:

- Законосъобразност на обработването на лични данни, извършвано от „Елефант Букстор” ООД;

- Правата на физическите лица, субекти на личните данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679;

- Спазването на изискванията на регламента към „Елефант Букстор” ООДв качеството му на Администратор и/или Обработващ, включително:

• Защита на данните на етапа на проектирането и по подразбиране;

• Регистри на дейностите по обработване;

• Подходящи технически и организационни мерки, които се преразглеждат и при необходимост се актуализират;

• Мерки за оценка на риска, свързан с обработката на личните данни;

• Спазването на изискванията при възлагане на обработката на Ваши лични данни на трети страни (Обработващи);

• Задълженията на длъжностните лица, обработващи лични данни, и/или лицата, които имат достъп до лични данни и работят под ръководството на обработващите лични данни, тяхната отговорност при неизпълнение на тези задължения;

- Като се имат предвид достиженията на техническия прогрес, разходите за прилагане и естеството, обхватът, контекстът и целите на обработването, както и рисковете с различна вероятност и тежест за правата и свободите на физическите лица, „Елефант Букстор” ООД в качеството му на Администратор и/или Обработващ лични данни прилага подходящи технически и организационни мерки за осигуряване на съобразено с този риск ниво на сигурност.

- Гарантира спазването на основните принципи при предаване на лични данни на трети държави или международни организации извън ЕС.

5. Обхват

За да Ви предостави ефективен достъп до онлайн магазина Дружеството събира, обработва и съхранява следните лични данни:

- Потребителско име, e-mail адрес и парола, когато се регистрирате, за улеснение използването на услугите на сайта на Администратора.

- Имена, адрес, e-mail адрес и телефон при покупка на продукти за регистрирани и нерегистрирани потребители.

- Име, e-mail адрес и телефон, когато правите заявка за конкретен продукт.

- Информация за устройството, от което посещавате сайта, както и демографска информация когато влизате на уеб платформата на „Елефант Букстор“ ООД.

- Бисквитки за индивидуализиране на браузера Ви –бисквитки за статистика и функционални бисквитки.

- Име, е-mail адрес, телефон и интереси, при попълване на формата за контакт на сайта на „Елефант Букстор“ ООД и изпращане на съобщение до Администратора или при отправяне на запитване за даден продукт.

Дефиниции:

- „Лични данни" означава всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни"); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;

- „Обработване" означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;

Политиката за защита на данните се прилага по отношение на обработването на лични данни на клиенти, потребители, служители, там, където са станали известни такива на партньори и доставчици, както са описани в регистрите на дейностите по обработка, установени в съответствие с член 30 от Общия регламент относно защитата на данните - Регламент (ЕС) 2016/679 („Регистри на дейностите по обработване").

6. Категории субекти на данни:

- клиенти, контрагенти, служители.

7. Цели на обработката на лични данни

ü Съгласно изискванията на Раздел I - Прозрачност и условия от Общия регламент относно защитата на данните - Регламент (ЕС) 2016/679 „Елефант Букстор” ООД предоставя прозрачна информация, комуникация и условия за упражняването на правата на субектите на данни съгласно член 12 от Регламента.

ü Данни могат да се обработват и за защитата и запазването на правата на Дружеството, като по-конкретно, може да има случаи, в които е възможно Дружеството да разкрие данните, ако разкриването е необходимо (а) за защитата, упражняването или запазването на законните права, неприкосновеността на личния живот, безопасността или собствеността на Дружеството, неговите служители, посредници и контрагенти, (б) за защитата на Дружеството срещу измама, или (в) за целите на управлението на риска

ü Личните Ви данни ще бъдат обработвани и съхранявани за цели, необходими за сключването и изпълнението на договора за предоставяне на услугите по осъществяване на поръчката Ви; за цели, необходими за защита и прилагане на легитимните интереси на „Елефант Букстор” ООД и цeли, свързани със спазване на законовите задължения на Администратора. Това са цели, свързани със законните интереси на „Елефант Букстор” ООД, като: осигуряване на нормалното функциониране и използване на Сайта от Ваша страна и от страна на другите потребители; поддръжка и администриране на Услугите; разрешаване на възникнали спорове; установяване и предотвратяване на злонамерени действия; откриване и разрешаване на технически проблеми или проблеми с функционалността; развитие и подобряване на Услугите; осъществяване на комуникация с Вас, включително по електронен път, по важни въпроси, свързани с Услугите; осъществяване и закрила на правата и законните интереси на „Елефант Букстор” ООД, включително и по съдебен ред. За тези цели е възможно да е необходимо обработване на част или на всички посочени по-горе категории.

ü Целите и информацията по отношението на обработката на личните данни, извършвана от „Елефант Букстор” ООД, се предоставят в съответствие с извършването на основните процеси в Дружеството.

ü Само с Ваше изрично съгласие да Ви изпращаме (по електронна поща, SMS, телефон, чат и социални медии) оферти, промоции и други маркетингови съобщения, свързани с услугите на Дружеството, услуги/продукти на свързани лица и/или партньорски организации, осъществяващи дейност в сферата на предмета на дейност н дружеството и по-конкретно, продукти предлагани от нас, включително от свързаните ни дружества и брандирани или кобрандирани услуги и функции, провеждани съвместно с партньорска организация или свързано лице.

При Сключване на договор :

С натискането на бутон „Вход/Регистрация“ при регистрация като „Нов Клиент” Вие предоставяте лични данни като: Име, Фамилия, имейл адрес, телефон за обратна връзка, Вашият адрес, както и Ви се предоставя възможност за даване на съгласие и прочитане на настоящата Политика за поверителност. потвърждавайки получения имейл за регистрация, Вие извършвате електронно изявление, с което сключвате договор с Нас при тези Условия и се задължавате да ги спазвате. Преди натискането на бутона „Потвърди поръчката“ имате възможност да прегледате и редактирате посочената от Вас информация. Вие приемате, че електронните изявления към „Елефант Букстор” ООД и електронните изявления нас към Вас се считат за подписани с обикновен електронен подпис съобразно чл. 3, параграф 10 от Регламент (ЕС) № 910/2014, със силата на саморъчен подпис.

С даване на своето съгласие за регистрация и завършване на поръчка се съгласявате „Елефант Букстор” ООД да ползва предоставените от Вас лични данни –посочени по-горе. В случай че искате фактура, трябва да дадете изрично съгласие „Елефант Букстор” ООД да използва необходимите за издаването й данни и парола.

Като допълнение „Елефант Букстор” ООД съхранява информация за извършването на регистрацията и съгласяването с Условията (IP адрес, дата, час)., както и поддържа лог на факта на изпращане на изявлението (без неговото съдържание) за период, посочен в настоящата политика. Логът съдържа дата на изявлението, име и имейл адрес на подателя, както и идентификация на получателя. При обработката на личните Ви данни няма да бъдете обект на решение, основаващо се единствено на автоматизирано обработване, включващо профилиране.

Цел: Сключване и изпълнение на договор:

Това са целите, необходими за стъпките по сключването и изпълнението на договора между Вас и „Елефант Букстор” ООД, включително необходимото за това обработване на данни при извършване на регистрация, създаване на акаунт и дейностите по осъществяване на поръчката Ви. В допълнение тези цели включват комуникацията с Вас, включително по електронна поща, необходима във връзка с предоставяне на услугите и/или уведомяването Ви за промени в предоставяните услуги. За целта може да е необходимо обработване на част или на всички посочени по-горе категории данни.

При Получаване на бюлетин

На нашия уебсайт можете да се абонирате за бюлетин. Данните, предоставени при абониране, ще бъдат използвани само и единствено за изпращане на бюлетина. Можете да прекратите по всяко време абонамента си, чрез предвидената възможност за отказ. За да потвърдите съгласието си за получаването му и за обработка на личните Ви данни за тази цел, запознайте се в подробности с това кои сме ние и какви са целите и сроковете, за които обработваме личните Ви данни.

С даване на Вашето съгласие за регистрация за получаване на бюлетин, Вие се съгласявате „Елефант Букстор” ООД с адрес: България, гр. София 1000, ул. “Иван Шишман“ №31, наричан накратко Администратора, да използва предоставените от Вас лични данни – електронна поща и IP адрес – с цел да Ви изпраща бюлетин с актуална информация за промоции, игри и/или дейности на Дружеството. Ще можете по всяко време да оттеглите съгласието си за получаване на бюлетин, като се отпишете от абонамента си чрез линка „Отпиши ме“ в долната част на всяко съобщение.

При обработването на лични данни „Елефант Букстор” ООД спазва законовата и подзаконовата нормативна уредба, приложима в България във връзка със защита на личните данни, включително, но не само, Регламент (ЕС) 2016/679.

Основание и цели на обработване на личните данни, събирани за изпращане на бюлетина:

ü Личните Ви данни ще бъдат използвани от Администратора на територията на Република България и същите няма да бъдат предавани на трети лица, освен на: автоматизираната маркетинг платформа MailChimp с оглед изпращане на бюлетина; на дружествата, управляващи съответните плъгин или социална мрежа, които решите да използвате сами; както и на Google, с оглед осъществяване на уеб анализ. На последните се предоставя информация само за IP адрес и за лог, с цел осъществяване на анализа.

ü Личните Ви данни ще бъдат обработвани и съхранявани от Администратора на следните основания: даденото от Вас изрично съгласие за обработване на личните Ви данни за целите и в сроковете, посочени в настоящите правила, както и осъществяване на комуникация с цел изпращане на нашия бюлетин.

ü Личните Ви данни ще бъдат съхранявани според законовите изисквания за защита на личните данни в електронен формат в следния, поддържан от Администратора електронен регистър: „Регистър Бюлетин“ за не повече от минимално необходимия срок за тази цел след отписването Ви.

При абонирани за получаване на информация при конкретен и избран от Вас бранд

Сайтът Ви предоставя възможността да изберете конкретен бранд, за който да получавате информация относно предлаганите от нас продук/продукти. За тази цел Вие предоставяте Вашето изрично съгласие за абонамент за предоставяне на съответната информация. При обработването на личните Ви данни се спазват правилата, посочени в настоящата политика, както и съобразно всички правни и технически мерки за защита на Вашите лични данни.

При Обработване на лични данни с цел пазаруване през онлайн магазина и посещение на уебсайта

На нашия уебсайт можете да пазарувате онлайн. Може да използвате тази услуга с или без регистрация. Данните, предоставени и в двата случая, ще бъдат използвани само и единствено с цел осъществяване дейността по поръчката. Допълнително имате възможност да се абонирате за нашия бюлетин, като недаването на съгласие за това по никакъв начин не пречи да станете клиент на нашия онлайн магазин. Моля, преди да се регистрирате да се запознаете в подробности с това кои сме ние и какви са целите и сроковете, за които обработваме личните Ви данни.

9. Прозрачност. Права на лицата, чиито данни се обработват от „Елефант Букстор” ООД:

ü Право на потвърждение за обработка и достъп до Вашите лични данни;

ü Да коригирате неточни или непълни лични данни;

ü Да поискате изтриване на Вашите лични данни;

ü Да изискате ограничаване на обработването на Вашите лични данни;

ü Да изисквате да бъдете уведомени при всяко действие, свързано с коригиране, изтриване или ограничаване на обработването;

ü Да възразите по всяко време срещу обработването на личните Ви данни:

a. за изпълнението на задача от обществен интерес или на база на официални правомощия, или за целите на легитимните интереси, включително профилиране;

b. за обработване за целите на директния маркетинг;

c. за обработване за целите на научни или исторически изследвания или за статистически цели.

ü Имате право да откажете да бъдете обект на решение, основаващо се единствено само на автоматизирано обработване, включително профилиране, което поражда правни последствия за Вас или Ви касае значително.

ü Имате право да получите личните данни;

ü Имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни при нарушения на Регламент (ЕС) № 2016/679 от 27 април 2016 г. и право на ефективна защита срещу КЗЛД, администратор или обработващ на Вашите лични данни;

ü Имате право на обезщетение за материални или нематериални вреди, претърпени вследствие на нарушение на Регламент (ЕС) № 2016/679.

Всички субекти на лични данни (клиенти, потребители или служители, там където са станали известни такива данни на партньори или доставчици, съгласно описаните в регистрите на дейностите по обработка) имат право да упражнят правата си на място, по телефона и чрез интернет на посочения адрес за връзка с „Елефант Букстор” ООД.

За да упражните правата си посочени по-горе следва да се обърнете към нас или на електронния ни адрес- info@elephantbookstore.com или на адрес: България, гр. София 1000, ул. “Иван Шишман“ №31 .

На подадени искания относно лични данни ще бъде отговорено в едномесечен срок, а в случай на необходимост от удължаване на посочения срок ще бъдете информирани за удължаването, както и за причините за забавянето. Можем да откажем да обработваме искания, които се повтарят неоснователно или застрашават поверителността на други потребители.

10. Предоставяне на лични данни и последици при отказ от предоставянето им:

Субектът на данни има право да откаже да се предоставят данните му на съответното ведомство или да оттегли съгласието си за обработката на личните данни по всяко време с отделно искане, отправено до администратора. Като това би довело до възпрепятстване на „Елефант Букстор” ООД да изпълнява законоустановените задължения.

11. Предаване на лични данни на трети държави или международни организации

Предаване на лични данни, които се обработват или са предназначени за обработване след предаването на трета държава или на международна организация извън ЕС, се осъществява от „Елефант Букстор” ООД само при условията на Общия регламент относно защитата на данните - Регламент (ЕС) 2016/679, като се спазват условията, посочени в Глава V на регламента.

„Елефант Букстор” ООД прилага всички разпоредби на регламента, така че да не се излага на риск необходимото ниво на защита на физическите лица, осигурено от регламента.

В случай че „Елефант Букстор” ООДще осъществява трансфер на лични данни на трета държава или на международна организация извън ЕС, този трансфер се извършва в съответствие с изискванията за трансфер на данни извън ЕС. Субектите на данните се уведомяват предварително по съответните начин.

12. Социални мрежи и социални плъгини

Чрез нашите профили и страници в социалните мрежи Ви предлагаме обстойно персонално съдействие. Ако ни изпратите запитване през една от тези социални мрежи, ние го препращаме към служител. Данните се използват само за отговор на запитването Ви и не се препращат на трети страни. Правното основание за обработката на лични данни в рамките на обработка на запитването Ви е чл. 6 параграф 1 ал. 1 буква е) от Регламент (ЕС) № 2016/679. За да можете да осъществите контакт с нас през социалните мрежи, трябва да имате регистрация в тях. За тази цел компаниите, стоящи зад всяка от тях, обработват личните данни при нужда. Ние нямаме влияние върху вида, обхвата и обработката на тези данни.

13. Срок на съхранение на личните Ви данни

(1) Дружеството ще съхранява Вашите лични данни докато профила Ви в онлайн магазина съществува. След неговото изтриване Администраторът следва да положи необходимите мерки за изтриването на тези данни, без ненужно забавяне и ако законът позволява това.

(2) Данните, предоставени във връзка с направените онлайн поръчки, се съхраняват от Администратора за срок от 5 години за целите на защита на правните интереси на „Елефант Букстор“ ООД, съдебни или административни спорове с потребителите на онлайн магазина. Когато Ваши лични данни се съдържат в счетоводни документи на хартиен или технически носител, които могат да бъдат изискани от „Елефант Букстор“ ООД на законово основание за нуждите на данъчния контрол, срокът за съхранение на тези лични данни ще бъде 10 години.

(3) В случай, че срокът за съхранение на данните е необходимо да бъде удължен с оглед на изпълнение на нормативно задължение или с оглед легитимни интереси на Дружеството, същото е задължено да Ви уведоми за конкретното удължаване на срока и основанието за него.

(4) Данните, предоставени при попълване на формата за контакт на онлайн магазина или при отправянето на заявка към „Елефант Букстор“ ООД се съхраняват за срок от 2 месеца с цел сигурност и облекчаване на последваща комуникация с потребителя, ако не е налице основание за прилагане на по-дълъг срок.

14. Нарушения и Уведомяване за нарушения

„Нарушение на сигурността на лични данни" означава нарушение на сигурността, което води до случайно или неправомерно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин „Елефант Букстор” ООД.

В случай на нарушение на сигурността на личните данни незабавно следва да се уведоми Администратора на лични данни на посочения адрес за връзка с „Елефант Букстор” ООД.

В случай на нарушение на сигурността на личните данни, при което съществува вероятност да се породи риск за правата и свободите на физическите лица, без ненужно забавяне и когато това е осъществимо — не по-късно от 72 часа след като е разбрало за него, „Елефант Букстор” ООД уведомява за нарушението Комисията за защита на личните данни.

В случай че конкретно нарушение представлява риск за правата и свободите на физическите лица, „Елефант Букстор” ООД предприема мерки, за да уведоми засегнатите лица с цел да се минимизират евентуалните неблагоприятни последици.

„Елефант Букстор” ООДпредприема действия съгласно „Процедура при нарушение на сигурността на личните данни".

15. Унищожаване на ЛД

При необхдимост „Елефант Букстор” ООДследва „Процедура за съхранение и унищожаване на лични данни".

16. „Елефант Букстор“ ООД не носи отговорност за съдържанието и безопасността на сайтове, към които препращат линкове, публикувани на нашия сайт. Кликването върху такива линкове и използването на сайтове, към които същите препращат, се извършва от ползватели на настоящия сайт изцяло на собствен риск и отговорност.

17. Право на подаване на жалба пред надзорен орган.

ü Ако мислите, че правата ви във връзка с личните данни са били нарушени, моля да се свържете с „Елефант Букстор“ ООД, за да може Администраторът да намери решение на въпроса.

ü Може да се свържете и с местните органи по защита на личните данни и да подадете жалба при тях. В България това е Комисията по защита на личните данни:

Адрес: София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ №2

Уебсайт: www.cpdp.bg

Електронна поща: kzld@cpdp.bg

Тел.: 0035929153518

18. Промени в политиката за поверителност

„Елефант Букстор” ООД има право да актуализира, като изменя и допълва политиката за защита на личните данни по всяко време в бъдеще, когато обстоятелствата го налагат.

Настоящата версия на този документ се публикува на сайта на дружеството.

Утвърдено и актуално към 01.02.2021г.